Papiery
Formy współpracy: dzieło, zlecenie, faktura
Forma umowy nie jest kwestią gustu. Wynika z tego, czy zamawiasz konkretny rezultat, czy działanie ciągłe.
Trzy formy
Kiedy która
Umowa o dzieło
Dla konkretnego, jednorazowego rezultatu o charakterze twórczym: zdjęcia, wideo, tekst, projekt graficzny.
- Musi istnieć określony z góry, sprawdzalny rezultat — nie „działania”.
- Zwykle bez składek na ubezpieczenia społeczne, ale z obowiązkiem zgłoszenia umowy do ZUS.
- Przy pracy twórczej możliwe podwyższone koszty uzyskania przychodu — do potwierdzenia z księgowością.
Ryzyko: Prowadzenie kampanii reklamowej nie jest dziełem. To czynność ciągła i staranna — taka umowa bywa zakwestionowana podczas kontroli i przekwalifikowana na zlecenie razem ze składkami wstecz.
Umowa zlecenie
Dla działań ciągłych bez jednego rezultatu: prowadzenie kampanii, obsługa profili, bieżące doradztwo.
- Co do zasady oskładkowana; wyjątkiem są uczniowie i studenci do 26. roku życia.
- Wymaga ewidencji godzin i minimalnej stawki godzinowej ustalanej corocznie.
- Dobrze sprawdza się przy współpracy kilka–kilkanaście godzin w miesiącu.
Ryzyko: Zlecenie zawarte na warunkach etatu (stałe godziny, podporządkowanie, miejsce pracy) bywa uznane za stosunek pracy.
B2B na fakturę
Standard przy stałej współpracy z freelancerem lub agencją prowadzącą działalność gospodarczą.
- Najprostsze rozliczeniowo: faktura, termin płatności, koniec.
- Umowa ramowa plus karta rozliczeniowa jako załącznik działa lepiej niż jedna długa umowa.
- Zapisz termin płatności, zasady bonusu i okres wypowiedzenia — najczęściej 30 dni.
Ryzyko: Współpraca wyłącznie z jednym zleceniodawcą, w jego godzinach i pod jego kierownictwem, może zostać uznana za ukryty etat.
Załączniki
Pięć zapisów, o których najczęściej się zapomina
Przeniesienie praw autorskich
Pełne przejęcie praw do materiału — możesz go dowolnie zmieniać, wykorzystywać i odsprzedawać.
Na co uważać: Wymaga formy pisemnej i wskazania pól eksploatacji. Bez wymienienia konkretnych pól przeniesienie ich nie obejmuje. Dopisz też zezwolenie na zależne prawa autorskie, jeśli chcesz przerabiać materiał.
Licencja
Tańsza alternatywa: prawo do korzystania w określonym zakresie, czasie i na określonych polach.
Na co uważać: Przy kreacjach reklamowych pilnuj czasu trwania licencji. Licencja na 12 miesięcy oznacza, że po roku nie możesz używać materiału, który akurat działa.
Zgoda na wykorzystanie wizerunku
Konieczna przy każdym materiale z rozpoznawalną osobą — także przy twórcach UGC i pracownikach.
Na co uważać: Zakres, czas i kanały wymienione wprost. Zgoda ustna nie wystarcza przy reklamie płatnej.
NDA — umowa o poufności
Chroni dane o wynikach, marżach, planach i bazie klientów.
Na co uważać: Dwustronna i z realną karą umowną. NDA bez sankcji jest deklaracją, nie zabezpieczeniem.
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
Obowiązkowe, gdy wykonawca ma dostęp do danych Twoich klientów: CRM, listy mailingowe, grupy odbiorców.
Na co uważać: Umowa powierzenia z zakresem danych, celem, okresem i zasadami usunięcia po zakończeniu współpracy. Sprawdź też podwykonawców wykonawcy.
Zastrzeżenie: To nie jest porada prawna. Powyższe opisy służą uporządkowaniu rozmowy z wykonawcą. Każdy wzór i każdą formę współpracy potwierdź z prawnikiem lub księgowością — przepisy i praktyka kontroli zmieniają się w czasie.